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虚拟助手税务提示

我有一个表白

做好准备… ’因为这是一个好人。

我恨。预算编制。

实际上,y’所有。我自然不是数字人。我辍学了微积分,在高中学习商业数学,然后再也没有回头。

所以当我的簿记员(惊人的梅利莎·怀利)走进我的生活时–她就像我的果冻中的花生酱。

因此,事不宜迟…

为收到的最佳虚拟助手税务建议做好准备。

我很高兴今天与您分享采访m您的朋友和簿记员Melissa Whaley(melissawhaley.com)。梅利莎(Melissa)是一名注册会计师,专门担任企业主的虚拟税务顾问和策略师–特别是在线和创意企业主。 

这里’梅利莎(Melissa)的背景:大约九年前,她在零售税链上找到了一份工作,开始了自己的税收职业。她在那里接受培训,在一些真棒导师的带领下学习了绳索,并最终爱上了税收。 (她知道’真是个奇怪的话!)

由于她来自一个企业家家庭,她喜欢帮助企业主缴税。她喜欢为那些觉得税收令人恐惧的人分解税收。什么时候’在不是纳税季节,她帮助人们整理财务状况并为未来做计划。她住在加利福尼亚。

一个” 在这里观看采访:

这里 are the questions I covered in the interview!

问:新的虚拟助手应该了解有关税费和簿记的知识 之前 吸引客户?

开始业务时,您需要了解的最重要的事情之一就是 您应该跟踪与您的收入和支出相关的一切.

没关系。

无论您是用笔在纸质账本上写下收入和支出,还是拥有专业的会计软件, 追踪一切! (我真的可以’说的还不够;这对您的企业财务状况最有帮助。)

第二件事,同样重要 您需要知道的是,当您是虚拟助手或任何其他类型的自由职业者时, 您是自雇人士,应纳税100%.

您的雇主不会为您收取任何税款。在您的第一年末很可能要交一张税单。现在,计划和准备自己的税是您的工作。

旁注:我强烈建议您在税率中加入税收的计划。这就是为什么我建议每小时不超过$ 20的确切原因,但是我’我真的更愿意建议$ 25或$ 30。扣除税费后,该费率实际上无法算出每小时的高利润。

仍然在篱笆上收取什么费用?
观看此视频以确定您的费率:

问:在跟踪收入和支出方面,虚拟助手在业务增长方面还应做些什么?

一件伟大而又真正容易的事是 为您的业务开设一个单独的银行帐户。它不一定是“生意””帐户(如果您不是LLC或尚未注册)。

如果您的业务只是您的独资经营,请开设第二个支票帐户,然后首先通过该帐户运行所有业务交易。该策略将帮助您将费用和收入与其他财务状况分开。

单独帐户的另一个好处是,即使您没有’一年四季都无法追踪任何事情,并且纳税时间到了,您可以打印出12个月的银行对帐单,以作为纳税的参考。您可以将报表编译为活页夹,并使用荧光笔将全年的收入和支出分开。

热门提示: 第一资本美国银行 两者都有您可以在线打开的业务支票帐户选项。您需要做的就是您的生意’s EIN to open one!

问:当虚拟助手登陆其第一个客户时,VA是否应提供任何文件以供税务用途(或客户应向我们提供一些东西)以进行纳税?关于税收和客户,您能告诉我们什么?

在我们详细介绍之前’重要的是要注意 法律要求您报告所有税款收入。

当企业主在日历年中向另一家企业(例如虚拟助手)支付服务总额超过600美元的服务时,将使用一种称为1099的税表。

企业所有者必须在年底向该企业发送1099。 1099是 W-2,因此不会收税。 1099只是IRS跟踪谁付款的一种方式。

如果您被某人录用,他们很可能会要求您提供W-9。 W-9是一种信息表。它会告诉您的客户您的法定名称是什么,您的法定税号(SSN或EIN),地址以及您如何报税。大多数自由职业者仍然是独资经营者。

独资经营者意味着您的营业税与您的个人税是分开的。一切都汇总到一个大的纳税申报表中,并且为您的企业提供了不同的表格和表格,这些表格和表格可以纳入您的个人纳税申报表。

普斯特… 您可以在此处找到空白的W-9。

对于纳税时间,如果您的客户在一个日历年内向您支付了600多美元,他们将向您发送1099表格来报告您的收入。(W-9帮助他们做到这一点。)

但是,如果您没有从客户那里获得1099,则无法排除他们的收入。法律要求您报告所有收入,无论您是否获得1099。

跟踪自己的收入。 W-9确实需要SSN或EIN,因此除非您希望将SSN分发给所有新客户和现有客户,否则请为您的企业获得免费的税号。 您可以在这里申请EIN,

让’s review!

如果我’在虚拟助手或任何其他类型的自由职业者中,我得到了一个新客户,我给我的客户发送了W-9(带有SSN或EIN的信息表)。在今年年底,如果我的客户向我支付了600多美元,他们会寄给我1099。’我将在我的税单上使用1099表格来报告我的收入。 

旁注:如果您是虚拟助手,并且为美国以外的人工作,他们将不会向您发送1099表格。如果你 聘请 美国境外的人,您需要提交另一种表格。本采访和博客文章中提供的建议适用于雇用和与其他美国公民共事的美国公民。如果您,您的客户或分包商不在美国,请与相关国家/地区的CPA联系。

问:在税收筹划方面,您看到在线企业主犯了哪些大错误?

让’s list 他们 out:

错误#1:

我看到企业主在税收筹划中犯的最大错误是 全年都没有进行任何财务跟踪。

在税收方面,缺乏跟踪成为一个巨大的,压力很大的事情,因为企业所有者随后试图挖掘该企业银行帐户(即PayPal帐户)… It helps 非常 全年持续跟踪。

错误#2:

我看到的另一个错误是 有有利可图的生意而没有’不要为税收预留任何东西.

获利的业务可以定义为您能够用您在业务中赚到的钱付账。当我们开始纳税时,这让我很伤心,一个人很高兴他们在此期间赚了3万美元那一年。但是他们没有节省任何税款。

如果您经营有利可图的业务,您欠税的可能性更高。

这并不保证您会欠钱,因为每个人的税款都不一样,但是 记住要留出钱用于税收。 没有什么比在年底拥有大额税单更痛苦的了,但是帐户中没有钱可以支付。

很难说您应该预扣多少税款,因为每个人的情况都有些不同,但是您将不得不 至少 缴纳自雇税(即您利润的15%)。您的收入定义为您从客户那里获得的收入, 减去您的费用. 底线是您的利润,只对您的利润征税。

如果您留出至少15%的利润,这将帮助您节省纳税时间。将您的帐户再增加10%,以确保您有足够的余地来支付所有税项,例如所得税,州税或非常高的税收情况(像加利福尼亚)。

旁注:我个人告诉虚拟助手节省25%–他们赚到的所有钱的30%。 (该数字可能会导致您重新评估费率!)如果您节省了30%,就不会在纳税时间上感到压力。如果您要跟踪自己的收入和支出,则不太可能需要支付超过30%的费用。该系统的最大好处是,如果您的帐单不清,您将在纳税时有额外的钱。’相当30%,这可能是令人惊喜的!那’就像在纳税时获得年度奖金一样,因为您不必将所有资金都汇给IRS。

什么是季度税?我应该在什么时候提交季度税?

季度税 是预付的税款。

我们在美国的税收系统是一种即用即付的系统。即使我们每年只提交一次纳税申报表,我们还是应该在全年中汇入我们的税收款。如果您受雇并且拥有W-2,那么钱将由老板拿走,这是公司的工作,它需要按季度付款并为您汇税。

当您是自雇人士时,您自己的工作是每季度一次上税。 您每季度一次预缴税款,以便您提交税款时,目标是 欠国税局任何钱。根据国税局的说法,如果您确实欠款,则应少于$ 1,000。

经营业务,提交纳税申报单并实际完成后,您需要开始按季度纳税 纳税时汇款。

也就是说,如果这是您创业的第一年,’还不需要支付季度税(哇!)。

并非每个人一旦开始从业务中获利后都会自动欠债。 有许多不同的因素会影响人们的税收。您的纳税情况每年都在变化。但是请注意,如果您已提交税款,并且国税局有欠款,那就是 立即信号 您需要开始支付季度税。

如果您本应按季度缴纳税款却未缴纳,则您赢了’不会有法律麻烦,但您将需要支付罚款。 如果在提交1040年度纳税申报表时欠款超过$ 1,000,您将被少付罚款。 美国国税局会因您全年未付款而受到处罚。

少付的罚款金额不高,但这是您不必向政府支付的钱。只要您在提交纳税申报表时全额支付应付税款,就可以在下一年之前保持良好状态。您可能应该避免向政府支付额外的钱,但是只要您在年度纳税申报表上缴纳所有应交的税款,您就不会因为不支付季度费用而向政府付款。

作为独资经营者,您可以开设哪种税收优惠退休帐户?

与传统员工相比,作为个体经营者,您可以选择一些很棒的退休选择。对于初学者来说,任何人都可以开立传统的罗斯个人退休帐户,每年最多可投入5500美元。当您是自雇人士时,您可以设置其他类型的退休帐户。

  • 独奏401k –您可以通过投资顾问进行设置。
  • 9月IRA –您每年最多可以投入$ 55k。
  • 传统的 –您投入的资金现在可以抵消您的应税收入。它是免税的。当您取出钱时要对它征税。
  • 简单IRA –如果您有员工和匹配的程序,则此方法更好。

当您开始以全职收入做生意时,您应该认真考虑开设退休帐户。您的公司未为您设置退休年龄。如果您知道今年仍然要纳税,请将一些钱投入IRA。这将有助于总体上减少您的税单,您将自己而不是政府付钱。

立即开设IRA的好处概述:

    1. 它现在可以帮助您提高税收。
  1. 您正在为自己的未来付出代价。

成为有限责任公司有什么税收优惠?

没有税收优惠。有限责任公司是 法律 实体,而不是税收实体。您’完全一样地报税。 

出于税收目的,所有自由职业者(包括虚拟助手)均为独资所有人–即使他们已作为单一成员LLC提出申请.

在纳税期间我们可能会忘记哪些注销?什么可以和不可以作为业务费用冲销?

在虚拟助手和在线业务世界中,我们费用的核心是软件,设备和一般办公用品。

是的,这意味着您相当漂亮的粉红色和模糊的办公椅是一笔商业费用(分数!)。

在线课程,数字产品, 而您企业的软件就是一笔注销。

您为提高自己作为企业主或发展业务而购买的任何东西都是税收冲销。Â这可能包括小组计划,1-1策略会议/辅导,电子书,PDF指南,7美元下载等。

我们可能会忘记寻找的一件事是 我们用于业务的手机上的应用程序。应用可以是一次性下载费,也可以是定期订阅–很多隐藏的费用最终都在这里。

我们倾向于忽略的另一种情况是,当您购买可爱的办公室用品或更多笔和其他用品时,Target或Walmart运行。

您也可以注销在个人卡上购买的东西。为了使这一过程更容易一些,您可以在Target或Walmart的结帐通道中进行两次交易。使用您的个人卡进行一项交易,使用您的名片进行另一项交易。

回复:用餐和娱乐–如果您自己去星巴克工作,那您 不能 写下来。

真是的这可能会给您的中午咖啡带来麻烦…

但是,如果您要与客户见面,参加社交活动,或者如果您与其他人一起工作并购买一顿饭,那么就可以抵扣三餐的费用。特别是如果你买 他们 咖啡或午餐)。

跟踪您为合法可抵扣膳食支付的全额费用–您可以注销总支出的50%。 (您可以冲销您为客户购买的餐点,但从技术上讲,不能冲销您自己购买的餐点。)

我们可以为商务旅行注销什么? 

当您出差在外时,旅行可免赔100%。餐点,酒店,航班,优步–但是,您可以到达目的地以及在那里的花费–是100%免赔额的。 (但是,您不能带家人去迪斯尼乐园“meet a client”并冲销您的税款。)

如果我 made less than $600 with a client, do I have to report it?

。如果您不需要,则不必提交1099表格’您的客户没有一个,但是 您必须报告所有收入。您有责任跟踪费用,跟踪收入并要求全部纳税。撇开1099个, 那就是你的工作。它’s nice to have an 会计 system like 新鲜书 或Wave,因为它使您可以将发票和付款集中在一个地方。

如果您有分包商,您支付的费用超过$ 600,那么如果您使用现金,支票或直接存款的方式向他们付款,则必须给他们1099表格。 PayPal的朋友和家人功能也计入此规则。

(查看Melissa关于1099年代浑水的博客文章 这里

如果您使用的是PayPal,请始终记录该交易是针对商品和服务的。它增加了贝宝(PayPal)保护,因此您可以在必要时进行争议处理。贝宝(PayPal)没有任何保护’s朋友/家人功能。如果您尝试通过使用“朋友/家人”功能避免收费,则不会获得PayPal争议保护。

SSI税呢?

SSI代表“补充安全收入”,即社会安全税。您作为企业主的税率为15%。您通过自雇税缴纳社会保障体系。

在什么时候我们应该聘请注册会计师或税务人员来帮助我们准备税收?

好–当然,我认为你应该 雇用梅利莎 马上 : )

底线是 如果在某个时候您试图自行准备税款,并且税务软件正在问您问题,并且您不知道如何回答,那么您应该与某人交谈(无论您是否拥有一家企业! )。一个 

有时候,您应该就DIY方法咨询专家。从长远来看,这可以为您省钱。如果您正在汽车上尝试通过YouTube弄清楚它,但是他们在说单词,而您不知道它们的意思,那么现在是时候将其付诸实践。

人们在雇用税务员时担心的是,这将变得昂贵。不一定必须如此。价格高低不一,取决于您的住所和办公地点。与几个不同的税务人员交谈并找出每个人的费用是完全可以的。

您必须问自己,这对您有多重要?

您是否真的想收税?

向税务专家咨询是一项投资。如果您担心自己会搞砸,最好与某人交谈。

报税时,您仅索取利润额吗?

您需要输入所有收入(总收入)。您的实际纳税申报单将计算您的业务的所有费用,并相应地调整您的税收。

您填写的用于业务支出的表格称为附表C。

索取所有收入,并扣除所有费用。您可以有盈亏。您可以亏本生意。但是,除非您提交纳税申报表,否则国税局不知道您有损失。

如果您确实声称自己的业务亏损(并且这是您唯一的工作),那么您将无法要求某些扣除,例如育儿信贷。 

如果您在家中,美国国税局的观点是您可能一直在监视自己的孩子,因为您的企业没有赚钱。 除非您有正收入,否则有些信用不符合您的条件。

如果您用个人手机接商务电话怎么办?

当然,这是一个灰色区域。五个不同的税务代理会给您五个不同的答案;三种不同的IRS代理商将为您提供三种不同的答案。如果您可以记录使用手机的用途,则可以将其扣除为业务费用。梅利莎推荐 扣除超过50%。

如果您将手机用于商务的比例超过50%,也许您应该考虑使用单独的商务电话/商务电话。如果您有单独的电话业务,a)可以设置很好的界限,b)可以注销实际电话费用和每月电话费100%。

我需要立即建立一个有限责任公司,还是需要建立更多的公司并获得更多的业务收入?

有限责任公司根本不会改变您的纳税身份。在法律上,有限责任公司会保护您的个人资产。由于这不在采访和梅利莎的范围内’s expertise, you’我们需要与律师讨论有关您业务的合法性。

一个” 有关此LLC问题的答案以及更多信息,请查看 这次面试 我曾与Businessese律师Danielle Liss在一起。

 

我可以注销Paypal或Wave费用吗?

100%是.

有些人只索取银行帐户中的收入,而没有索要实际开票的钱减去手续费。如果您要收取费用,请从您的税款中扣除。 索取全额发票金额。

例如,如果您开具了$ 1000的发票并且有$ 10的费用,请索取这些数字。不要把这些费用搁置起来;在一年的时间里,他们可以累加很多。

如果您想找到梅利莎(Melissa)或雇用她来纳税,可以在她的网站上找到她 melissawhaley.com。她还在Facebook上闲逛(facebook.com/melissawhaleytax/)和Instagram(instagram.com/melissawhaley)。


如果您正在聆听和做笔记,但仍在尝试确定VA业务是否适合您,请下载 VA 入门套件 和 Checklist。它’逐步开展业务的清单!

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6条留言

  1. APJ Smart Works 于2018年3月30日上午1:01

    众所周知。您的所有观点都非常有用。我会将这篇文章分享到我的社交媒体帐户。感谢您分享这个令人印象深刻的帖子。–摩托罗拉移动服务中心

    • 修道院阿什利 于2018年3月30日上午8:04

      We’非常高兴您发现它有用!并感谢您的分享。 ðŸ™,

  2. 西蒙妮·德莱尼(Simone Y Delaney) 于2018年12月3日上午8:57

    感谢您对这篇文章!梅利莎(Melissa)提出了很好的建议,每个人创办和开展自己的业务都应遵循。我说这是为其他人准备税款20年的人!

    • 修道院阿什利 上2018年12月11日下午2:07

      感谢您检查!在您的后角,有一位经验丰富的美元和税收经验的人对于您作为企业主至关重要。找到您信任的人,但也很喜欢!

  3. 内莎 上八月24,2019在12:57上午

    我位于德克萨斯州。为客户开具发票时,我应该收取营业税吗?

    • 修道院阿什利 上2019年8月26日下午4:52

      您实际上不应该收取营业税,在许多情况下,这样做是不合法的。确保仔细阅读您所在州的法律法规。

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